Mengurus Paspor

Beberapa hari menjelang kembali masuk kerja, aku menyempatkan diri membuat paspor baru untuk aku dan anak-anak, memanfaatkan waktu bebas yang tersisa di saat-saat terakhir sebelum mulai ngantor kembali. Sebelum memulai proses, aku sudah mencari informasi tentang pembuatan paspor online, terutama pembuatan paspor untuk anak-anak di bawah umur yang KTP saja bahkan belum punya. Setelah tanya sana-sini, aku akhirnya tertambat di blog Essa. Di situ Essa menuliskan pengalamannya membuat paspor untuk anak dan bayi. Berbekal informasi dari situ, dengan pedenya aku mengurus pembuatan paspor, tanpa tahu kalau perbedaan kondisi antara aku dan Essa menyisakan beberapa berkas yang tertinggal dan cukup membuatku pontang-panting.

Oke, first of all, mengapa harus online? Untuk mengurangi frekuensi waktu kedatangan ke kantor imigrasi. Proses pembuatan paspor secara manual memerlukan tiga kali waktu kedatangan ke kantor imigrasi. Bila kita melakukan pembuatan paspor secara online, kita hanya perlu datang dua kali. Pertama untuk mengumpulkan berkas dan difoto, lalu kedatangan kedua untuk mengambil paspor yang sudah jadi. Pendaftaran dilakukan secara online sebelum dua proses tersebut, sehingga lumayan mempersingkat proses. Sekedar info, untuk satu proses di kantor imigrasi saja, kita sebaiknya mengambil nomor antrian pagi-pagi sekali (sebelum jam enam pagi) untuk mendapat nomor antrian kecil. Nomor antrian besar identik dengan waktu antri berjam-jam lamanya. Jadi kalau ada kesempatan mengurangi frekuensi kedatangan dan mengurangi satu proses dengan sistem online, mengapa tidak? Cara online tentunya menghemat waktu, biaya, dan tenaga.

Untuk pembuatan paspor secara online, silakan meluncur ke sini. Sementara petunjuk pembuatannya bisa dilihat di sini.

TAHAP 1: Pendaftaran paspor secara online untuk mendapatkan pra permohonan personal

Persyaratan untuk di-submit secara online:

1. Hasil scan Kartu Keluarga (JPEG, grey scale)
2. Hasil scan Akte Kelahiran (JPEG, grey scale)
3. Hasil scan KTP (untuk anak/bayi, KTP yang diperlukan adalah KTP ayah atau ibunya, salah satu saja) (JPEG, grey scale)
4. Hasil scan paspor lama (bila sudah punya paspor sebelumnya/habis berlaku) (JPEG, grey scale)
5. Ukuran tinggi badan (dalam cm)

Berikut ini aku coba jelaskan langkah-langkahnya ya.

Tahap 1a

1. Masuk ke situs ini lalu pilih pra pemohonan proposal.
2. Pilih jenis permohonan –-> pembuatan paspor baru, atau penggantian, perubahan, dsb.
3. Nomor paspor lama –-> jangan diisi bila sebelumnya tidak punya paspor.
4. Jenis paspor –-> bisa pilih paspor 48H (H disini maksudnya halaman, jadi untuk pembuatan paspor sejumlah 48 halaman) seharga Rp 200.000 atau 24H seharga Rp 50.000.
5. Nomor rekomendasi Kemenaker –-> tidak usah diisi, ini untuk TKI.
6. Kemudian isilah nama lengkap, jenis kelamin, tinggi, tanggal lahir, tempat lahir, status sipil (nikah/belum nikah).

Catatan untuk Tahap 1a

1. Untuk alamat e-mail –-> masukkan dengan benar, jangan sampai ada karakter yang tidak tepat, karena konfirmasi akan masuk ke e-mail. Untuk pembuatan paspor online lebih dari satu (misalnya untuk dua orang anak sekaligus), masukkan alamat e-mail yang berbeda, karena satu e-mail hanya untuk satu pemohon saja.
2. Untuk pekerjaan –-> isi sesuai status pekerjaan, untuk anak/bayi, pilih: lainnya.
3. Untuk nomor identitas –-> bagi orang dewasa diisi dengan nomor KTP. Untuk anak/bayi, kolom ini diisi dengan NIK anak yang tertera di KK.
4. Tempat ID dikeluarkan –-> isi dengan nama kota dimana KTP (untuk orang dewasa) atau KK (untuk anak/bayi) diterbitkan.
5. Untuk tanggal ID dikeluarkan –-> isi dengan tanggal pembuatan KTP (untuk orang dewasa) atau KK (untuk anak/bayi).
6. Untuk ID berlaku sampai dengan –-> untuk orang dewasa, diisi dengan tanggal masa berlaku KTP berakhir. Sementara untuk anak/bayi, diisi dengan tanggal pembuatan KK ditambah lima tahun. Misalnya: pembuatan KK 15 Desember 2013, berarti ID berlaku sampai dengan 15 Desember 2018.
7. Pastikan semua telah diisi dengan benar, lalu klik lanjut.

Tahap 1b

1. Cek resolusi hasil scan pada poin persyaratan di atas. Format hasil scan harus dalam format JPEG dan grey scale. Meskipun tertulis “file tidak boleh lebih dari 1000 KB”, alangkah lebih baik jika ukuran file di bawah 250 KB untuk memudahkan. Karena pengalamanku, file yang berukuran hampir 300 KB saja tidak diizinkan diunggah karena dianggap terlalu besar.
2. Unggah hasil scan tersebut. Berkas yang diunggah minimal ada tiga macam. Jika kurang dari tiga macam, proses tidak dapat dilanjutkan. Karena anak/bayi belum memiliki KTP, yang diunggah adalah KTP ayah atau ibunya (salah satu saja).
3. Setelah itu, lanjutkan proses sampai notifikasi dikirim ke e-mail.

Tahap 1c

1. Buka e-mail, unduh file terlampir dalam format PDF, lalu cetak file tersebut untuk keperluan melakukan pembayaran ke BNI.
2. Bawa hasil cetaknya ke BNI terdekat.
3. Biaya total untuk paspor 48H adalah Rp 255.000 per paspor dan untuk paspor 24H adalah Rp 105.000 per paspor, ditambah Rp 5.000 untuk biaya administrasi bank.
4. Simpan bukti pembayaran.

Contoh file terlampir yang harus dibawa ke teller BNI.

Tahap 1d

1. Masuk kembali ke e-mail, lalu klik tautan konfirmasi yang ada di e-mail untuk melakukan pengisian bukti pembayaran BNI.
2. Masukkan nomor REF BANK ke kolom,  lalu klik lanjut.
3. Pilih jadwal (tanggal dan hari) untuk menentukan waktu kedatangan kita ke kantor imigrasi.
4. Cek lagi e-mail dan unduh bukti telah melakukan registrasi online dengan berhasil. Bukti ini penting untuk mendapatkan nomor antrian pada saat kita datang ke kantor imigrasi.

Tanda terima permohonan sebagai bukti telah melakukan registrasi online dengan berhasil, di dalamnya tertera waktu kedatangan ke kantor imigrasi.

TAHAP 2: Datang ke kantor imigrasi untuk pengambilan foto dan sidik jari

Persyaratan yang harus dibawa ke kantor imigrasi:

1. Tanda terima permohonan seperti gambar di atas.
2. Bawa semua berkas asli beserta fotokopinya, yang difotokopi di atas kertas A4.
3. Untuk orang dewasa, berkasnya sebagai berikut: KTP diri, Akte Kelahiran, KK, surat rekomendasi dari instansi kerja (tidak perlu ada bila tidak bekerja), dan ijazah terakhir.
4. Untuk anak/bayi, berkasnya sebagai berikut: Akte Kelahiran, KK, KTP ibu dan ayah (keduanya harus ada), Akte Kelahiran ibu dan ayah (keduanya harus ada), serta buku nikah orang tua. Tambahan bila paspor diuruskan oleh ibu, maka harus ada surat kuasa bermaterai dari ayah sebagai kepala keluarga, tentang penunjukan pengurusan paspor yang dikuasakan ke ibu (ribetnyaaaaa..).
5. Bukti pembayaran dari BNI.
6. Materai Rp 6.000 dan pulpen HITAM. Materai ini butuh banyak ternyata. Masing-masing berkas anak membutuhkan lebih dari dua materai, kalau aku tidak salah ingat.

Jangan lupa:

1. Pakai pakaian sopan dan berwarna selain putih. Biasanya kemeja atau polo shirt untuk anak laki-laki.
2. Bawa makanan ringan, buku, atau mainan untuk meredakan kebosanan anak menunggu antrian.

Berikut ini aku coba jelaskan langkah-langkahnya untuk proses Tahap 2, setelah persyaratan di atas siap kita bawa.

1. Usahakan datang pagi-pagi, kalau bisa sebelum jam enam pagi untuk mengambil nomor antrian. Tujuannya agar mendapat nomor antrian kecil sehingga kita tak perlu menunggu lama untuk dipanggil. Tapi hati-hati kalau mendapat nomor kecil kemudian kita pergi dulu sembari menunggu antrian. Salah-salah kejadian sepertiku. Jadi ceritanya setelah dibela-belain datang pagi sekali dan mendapat nomor antrian kecil untuk aku dan anak-anak, aku pulang dulu untuk menjemput anak-anak. Ketika sampai kembali di kantor imigrasi, ternyata nomor antrianku sudah terlewat dong (dueenggggg..). Risikonya harus mengambil nomor antrian baru lagi, dimana waktu tunggu nomor antrian besar bisa sampai berjam-jam lamanya. Untunglah petugasnya mengizinkan kami langsung masuk tanpa menunggu antrian baru, meskipun sambil bermuka masam.
2. Setelah mendapat nomor antrian,  minta ke petugas: map imigrasi beserta formulir yang harus diisi dan ditandatangani. Untuk anak/bayi, tanda tangan di atas materai dilakukan oleh ayah atau ibunya. Jangan lupa, cover map juga harus ditulisi.
3. Isi formulir dengan lengkap dan simpan semua berkas di dalam map dengan rapi.
4. Ketika dipanggil ke ruang foto, serahkan map untuk diverifikasi, lalu posisikan diri kita atau anak/bayi untuk bisa difoto dengan baik. Pada foto, gigi tidak boleh terlihat. Di sini juga ada cerita tersendiri. Untuk Hanif, dibutuhkan tiga kali take sampai hasil fotonya sesuai ketentuan. Namun untuk Dek Abi, sepertinya sampai sepuluh kali take. Subhanallah, aku sampai berkeringat membujuk Dek Abi, karena dia sudah hampir menangis. Ada jepretan yang miring lah, ada yang terlihat giginya lah, sampai dia bete dan pemotretan harus ditunda sejenak. Repotnya membuat paspor untuk anak-anak, ckckckck..
5. Setelah difoto, sidik jari akan di-scan.
6. Setelah itu, kita akan mendapat tanda terima untuk pengambilan paspor. Paspor akan selesai dalam waktu tiga hari kerja.

TAHAP 3: Pengambilan paspor

Sama seperti Tahap 2, usahakan datang pagi-pagi untuk mendapat nomor antrian kecil. Di sini aku kembali mengalami salah strategi. Karena takut terlewat lagi nomor antriannya, aku sengaja datang agak siang: menjelang pukul 07.30. Hiks, ternyata dapatnya nomor ratusan, dan harus menunggu selama empat jam :(

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Ambil nomor antrian.
2. Setelah dipanggil, serahkan tanda terima untuk pengambilan paspor.
3. Ketika ditanya: “mana bukti pembayaran BNI-nya?”, bilang saja: “saya pemohon online, bukti pembayaran sudah diserahkan kepada petugas sewaktu pengambilan foto”.
4. Tunggu sampai nama kita atau anak kita dipanggil, lalu tanda tangani paspornya di depan petugas. Untuk anak di bawah umur, paspornya tidak perlu ditandatangani.

Catatan:

1. Siapkan materai Rp 6.000 untuk pengambilan paspor lama (bagi yang mau diambil lagi paspor lamanya).
2. Untuk orang dewasa, pengambilan paspor TIDAK BISA DIWAKILKAN. Untuk anak-anak, pengambilan paspor boleh dilakukan hanya oleh ayah atau ibunya saja.
3. Jangan lupa untuk membeli sampul paspor di koperasi, supaya paspor tidak gampang rusak. Harganya Rp 4.000.

Berkas yang Tertinggal

Tulisan ini dikutip dengan perubahan seperlunya dari sini. Karena ketidaktahuanku, ada beberapa dokumen yang tertinggal dalam proses Tahap 2. Lagi-lagi karena kebaikan petugas, setelah aku dan anak-anak difoto, aku diperkenankan menyusulkan dokumen-dokumen itu (meskipun harus pada hari yang sama). Dianggapnya kurang secara minor, jadi masih bisa disusulkan. Dianggap minor mungkin karena cuma sedikit yang belum ada atau tidak lengkap. Kalau sebagian besar tidak ada, ya bisa-bisa disuruh meninggalkan ruangan ehehe.

Beberapa dokumen yang tidak ada di tulisan Essa disebabkan karena kondisi kami berbeda. Berikut adalah dokumen yang tertinggal dan penjelasannya:

1. Surat rekomendasi dari instansi kerja –-> Essa tidak perlu karena statusnya tidak bekerja, sedangkan aku diharuskan melampirkan itu karena statusku PNS.
2. Akte Kelahiran kedua orang tua untuk pengurusan paspor Hanif dan Dek Abi –-> waktu itu aku cuma bawa Akte Kelahiran milikku saja, ternyata punya suamiku juga harus disertakan.
3. Surat kuasa dari suamiku –-> Essa juga tidak perlu karena waktu itu dia datang bersama suaminya, sehingga suaminya yang in charge, tidak perlu dikuasakan ke pihak istri seperti kasusku. Terkait dengan surat kuasa ini, ada juga yang bilang kalau pada saat wawancara ayah dan ibu dari anak yang dimohonkan paspornya, diharuskan datang KEDUANYA. Kalau cuma salah satu yang datang, harus membawa surat kuasa dari pihak yang tidak bisa hadir. Nah, ketentuan seperti ini nih yang rawan miss, karena setahuku keterangannya tidak ada di situs sehingga menyulitkan pencari informasi online seperti diriku.

Pffff, sudah berburu informasi sebelumnya saja masih ada yang tertinggal, bagaimana kalau tidak.. Hmmphh.. Paspor oh paspor..

Dan taraaaaa.. ini dia paspor yang diperoleh dengan bersimbah peluh itu...

Mukanya lucu-lucu yaa.. namanya juga anak-anak :D