Mengelola Jadwal dengan Planner

Sebagai seseorang yang (sok) sibuk, memiliki banyak kegiatan, dan memiliki banyak anak yang masing-masing memiliki banyak kegiatan (hahaha!) … mengingat jadwal agenda bukan sesuatu yang mudah. Tidak semua acara dapat diingat begitu saja, apalagi jika ada beberapa agenda dalam satu hari sekaligus. Kadang bahkan beberapa acara mengalami bentrok karena dilaksanakan pada waktu yang bersamaan.

Kemampuan untuk mengelola jadwal kegiatan memang tergantung pada keahlian masing-masing orang. Kebetulan aku adalah orang yang cukup well-organized dan well-planned. Salah satu caraku mengelola jadwal kegiatan adalah dengan menuliskannya pada planner. Planner adalah sarana yang dapat digunakan untuk merekam dan menulis berbagai tugas, janji, dan catatan. Planner berfungsi menyimpan segala informasi mengenai perencanaan kegiatan sehingga aku dapat mengaksesnya dengan mudah saat dibutuhkan.

Ketika masih sering memakai planner yang dicetak pada kertas HVS

Planner-ku berisi perencanaan harian atau mingguan yang berisi jadwal harian dan to-do list. To-do list adalah daftar tugas atau kegiatan yang perlu kuselesaikan, biasanya disusun berdasar skala prioritas. Dengan menuliskan beberapa kegiatan yang harus dikerjakan, secara otomatis aku akan mengatur waktu dan membuat jadwal dalam pengerjaannya. Hal itu sangat membantuku untuk terampil dalam urusan manajemen waktu dan membuatku mudah mengingat jadwal.

Saat ini planner dibuat dalam berbagai platform, baik planner cetak yang ditulis dengan tangan maupun planner digital berupa aplikasi yang dapat dipasang pada gawai atau komputer. Pemilihan planner yang paling nyaman dan paling cocok bisa saja berbeda menurut masing-masing orang karena masing-masing planner memiliki kelebihan dan kekurangan.

Khusus buatku yang harus membagi waktu antara pekerjaan kantor, jadwal olahraga (berlari, strength training, yoga, senam aerobik, coaching lari) serta jadwal mengantar anak les atau acara sekolah, aku sangat terbantu dengan adanya planner. Planner yang kumiliki ada beberapa, meliputi planner untuk agenda kantor, workout plan, juga training plan khusus lari.

Training plan Half Marathon dengan aplikasi Running with Hal

Training plan khusus lari aku susun dengan aplikasi Running with Hal. Aplikasi ini membantu kita dalam membangun training plan berdasar hari latihan yang bisa kita alokasikan, target pace, serta variasi latihan. Selain memudahkan mengatur jadwal, ternyata aplikasi ini sangat membantu untuk bisa konsisten berlatih. Ada evaluasi berupa nilai untuk melihat seberapa tertib kita menaati training plan, baik dalam hal frekuensi maupun intensitas latihan. Sebagai seseorang yang perfeksionis, mendapat nilai dalam pemenuhan training plan tentunya makin membuatku terpacu untuk menyelesaikan latihan demi latihan dengan baik. Kelebihan lain dari aplikasi ini: ia dapat dengan mudah dikoneksikan dengan perekam data olahraga seperti Garmin Connect dan Strava. Hal ini membuat data dapat disinkronkan dengan mudah tanpa harus mengisi evaluasi latihan secara manual.

Contoh workout plan yang kususun pada awal minggu bersama coach

Workout plan kubuat tiap awal minggu dengan aplikasi Canva setelah dikonsultasikan dengan coach. Berbagai pertimbangan dimasukkan dalam penyusunan workout plan, di antaranya frekuensi latihan (berlari tiga kali seminggu, strength training tiga kali seminggu, yoga sekali seminggu), variasi jenis latihan (lower body, upper body, full body), tipe latihan (cardio, strength training, mobility, flexibility), serta waktu untuk rest dan recovery. Mengapa latihannya harus selengkap itu? Karena menu latihan seorang pelari bukan hanya berlari, melainkan juga harus memasukkan strength training, mobility, dan flexibility untuk menguatkan otot, melatih fleksibilitas otot, menguatkan core, memperbaiki teknik berlari sehingga keseluruhannya meningkatkan performa berlari, mengatasi imbalance, dan mencegah overuse injury.

Buku planner gado-gado

Nah, yang terakhir adalah planner untuk agenda kantor, pekerjaan, dan kegiatan secara umum. Untuk yang satu ini aku lebih nyaman menggunakan sistem manual dengan planner berupa buku. Jadwal meeting dan jadwal operasional lapangan kumasukkan ke sini, juga appointment dan jadwal olahraga. Buku planner ini isinya memang gado-gado sekali. Tujuannya untuk merangkum semua acara harian dan mengetahui slot waktu yang masih kosong, sehingga bila ada permintaan mengajar atau rapat, aku bisa segera mengonfirmasi ketersediaan waktu.

Demikian sekilas tentang kebiasaanku mengelola jadwal dengan planner. Buatku ini life hack yang sangat memudahkan kehidupanku sehari-hari, serta membuat hidupku yang penuh dengan seabrek agenda menjadi lebih produktif dan lebih efisien karena terasa lebih sat set dalam manajemen waktu dan kegiatan. Menyusun jadwal dengan planner selalu menjadi aktivitas yang menyenangkan di awal minggu. Membubuhkan checklist di samping agenda yang sudah done itu juga menimbulkan kepuasan tersendiri … karena itu berarti aku berhasil merealisasikan agenda sesuai rencana. Ya, sesederhana itu memang kebahagiaanku, hehehe. 

Beberapa tips mengelola jadwal dengan planner:

1. Tulis daftar tugas atau kegiatan yang akan dikerjakan.
2. Susun jadwal berdasarkan urgensi, prioritas, atau kronologi.
3. Tulis hal-hal yang harus diingat atau hal-hal penting pada kolom khusus.

Tulisan ini diikutsertakan dalam Tantangan Blogging Mamah Gajah Ngeblog bulan Maret yang bertema “Life Hack (Produk atau Metode) yang Mempermudah Hidup”.